Jaaroverzicht 2017 van Tip Top Vakanties     

 

Voor u ligt een jaaroverzicht van de Stichting Tip Top Vakanties over het jaar 2017. Met dit jaaroverzicht geeft het bestuur de vrijwilligers en andere belangstellenden inzicht in het reilen en zeilen van het eerste productieve jaar van de stichting.

Organisatiestructuur van Tip Top Vakanties.

Tip Top Vakanties heeft een bestuur van 5 personen: voorzitter, secretaris, penningmeester en twee algemene bestuursleden. Dit bestuur heeft regelmatig overleg over een aantal belangrijke zaken zoals begroting en rekening, het plannen van nieuwe vakanties, het werven van fondsen, het afsluiten van verzekeringen, etc. Het bestuur had een deel van 2017 een waarnemend voorzitter; m.i.v. 1 maart 2018 is het bestuur van Tip Top Vakanties weer volledig.

Werkgroepen.

Om allerlei werkzaamheden uit te voeren zijn er diverse werkgroepen in het leven geroepen. Bij elke werkgroep zijn ook een of meerdere een bestuursleden actief.  De werkgroep Aanbod richt zich met name op de organisatie en uitvoering en denkt ook na over nieuw aanbod. 

De werkgroep Vrijwilligers. Hier is (nog) geen werkgroep voor, maar wel een bestuurslid dat zich bezig houdt met  werving van vrijwilligers en het onderhouden van de contacten met hen. Elke vrijwilliger tekent een contract tekenen en overlegt een Verklaring omtrent Gedrag. Bij Tip Top Vakanties staan ongeveer 50 vrijwilligers voor de uitvoering van de vakantieweken ingeschreven. 

De werkgroep Administratie is het hart van de stichting. Zij zorgt voor de inschrijvingen, de postverwerking en de financiën. Tip Top Vakanties heeft niet de beschikking over een vaste kantoorruimte. Alle werkzaamheden gebeuren vanuit de privé adressen via een digitaal kantoor. Zowel telefonisch als per mail is de administratie bereikbaar volgens afgesproken werktijden.

De werkgroep Publiciteit richt zich op het onder de aandacht brengen van Tip Top Vakanties bij mogelijke vakantiedeelnemers. Ook de bekendheid bij instellingen, persoonlijk begeleiders en familie (ouders ) is belangrijk. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van reclame materiaal zoals kranten(pers), banners, stickers, balpennen, kofferlabels, beachflags, bus banner (op de bus van de vervoerder), mutsen, hesjes met opdruk, etc... Elke vakantieweek wordt op een afzonderlijke flyer gepresenteerd. Ieder jaar organiseert de stichting een Open Dag, waar wij het vakantieprogramma voor het volgende jaar presenten.

De werkgroep ICT heeft gewerkt aan een website en het digitale kantoor. In 2018 zal de website opgefrist worden in samenwerking met een professioneel bedrijf.


De vakantieweken 2017.

Het jaar 2017 is het eerste volledige jaar van Tip Top Vakanties. Hieronder een overzicht van het vakantie aanbod in 2017.  Elke vakantieweek is inclusief vervoer, logies en vol pension. Bij de wintersportweek zijn de kosten van een skipas inbegrepen, bij andere weken zijn de toegangskosten voor excursies inbegrepen. De vaste vervoerder is de firma Hellingman. Tijdens onze reizen staat op de bus ook de naam van Tip Top Vakanties.

In 2017 waren er acht vakanties, totaal aantal deelnemers: 184, betrokken vrijwilligers: 56. Op de Wintersport vakantie na, waren alle vakanties volgeboekt.

Wintersportweek in Oostenrijk. Deze had 30 deelnemers en 10 vrijwilligers. 

Vervoer was per touringcar en het verblijf was all-in. Doordat de touringcar de hele week bij de groep bleef, bestond de mogelijkheid om bij slechte sneeuw in de directe omgeving naar een andere piste te rijden.

Er waren tijdens deze vakantie 3 mogelijkheden voor de deelnemers. Zij konden skiën, snowboarden of langlaufen. Elke dag startte met een aantal uren les per onderdeel en niveau. De middagen waren vrij voor skiën, snowboarden of langlaufen, met vrijwilligers als begeleiding. Elke avond was er een activiteit. In december 2017 hebben een aantal deelnemers aan de Wintersport vakantie, en dan speciaal degene die langlaufen, de mogelijkheid gekregen om aan een Special Olympics Langlaufen deel te nemen in Gouda. Vijf deelnemers hebben hiervan gebruik gemaakt.

Wandelweek in de Ardennen. Deze had 21 deelnemers met 5 vrijwilligers.  Er werden per dag verschillende afstanden gelopen (5 of 10 km).  Vervoer ging in kleine busjes en er werd een compleet hotel afgehuurd. De busjes bleven de hele week bij de groep. Iedere dag werd dan een ander wandelgebied in de omgeving aangedaan.

Paardenweek in Drenthe. Er waren 19 deelnemers en 7 vrijwilligers. Voor halen en brengen werd een touringcar gebruikt. 

Ouderenweek in Drenthe. Deze week kende 14 deelnemers en 6 vrijwilligers.  Vervoer is met busjes gegaan. Dit gaf de mogelijkheid om per groepje of gehele groep uitstapjes te maken. Doel van deze vakantie is rustig aandoen. Elke ochtend startte met ‘Meer bewegen voor Ouderen’.

Jongerenweek in Drenthe. Hier waren 16 deelnemers en 6 vrijwilligsters.  Vervoer is per busjes gegaan, ook vanwege de mogelijkheid om tegelijkertijd verschillende uitstapjes te maken. Doelgroep was hier met name een  groep jongeren uit het speciaal onderwijs. 

Disney midweek in Parijs. Deze was met 37 deelnemers en 10 vrijwilligers de grootste vakantieweek van Tip Top Vakanties. Het vervoer was per touringcar die verder de gehele week bij de groep bleef. Het verblijf was in bungalows. In iedere bungalow sliep minimaal een begeleider. 

Muziek midweek in Valkenburg.  Deze muziekweek werd door de Ronnie Tober Foundation aangeboden aan Tip Top Vakanties. De originele week kende 34 deelnemers en 8 vrijwilligers. Deze week wordt doorgebracht in een hotel. Elke avond waren er optredens van artiesten en op de laatste avond kwam Ronnie Tober zelf optreden. Overdag waren er verschillende activiteiten. Dit jaar werd de groep, die in oktober deelnam aan deze vakantie, in de internationale Butler academie ontvangen als VIP gasten. In 2017 zijn er zelfs 2 muziekweken geweest: in maart (extra aanbod) en in oktober. In maart bleek er een extra mogelijkheid voor Tip Top Vakanties te bestaan om een groepje deelnemers deel te kunnen laten nemen aan deze vakantie. Er ging een kleine groep heen van 13 deelnemers en 4 vrijwilligers.

Financiën

De jaarrekening 2017 sluit met een positief saldo van 5.324,00. Een deel van het positieve saldo is te danken aan de (start) subsidies ten behoeve van bijvoorbeeld PR en vrijwilligerskosten. Zonder die subsidies zou het overschot alleen te danken zijn aan mindere uitgaven aan Algemene kosten dan begroot. 

Het positieve saldo is toegevoegd aan de Algemene reserve van de stichting. De Algemene reserve is bestemd voor: het voldoen aan de eisen van solvabiliteit (tenzij een derde partij, zoals een Vriendenstichting, daarvoor garant staat) en het opvangen van tegenvallers.

Liquide middelen om zaken vooruit te betalen. Op zich heeft de stichting een goede liquiditeitspositie(het kunnen betalen/vooruit betalen op korte termijn) omdat deelnemers na inschrijving altijd 25% vooruit moeten betalen. 

Belangenvereniging

De stichting zal in 2018 lid worden van een belangenvereniging voor kleinere reisorganisaties. Die belangenvereniging heeft een grote variatie aan leden, die voor het overgrote deel kleinschalige reizen aanbieden aan specifieke doelgroepen. Lidmaatschap is verplicht als Tip Top Vakanties zich wil aansluiten bij het hieronder genoemde garantiefonds. 

Garantiefonds GGTO is een garantiefonds zoals de SVR en ANVR, maar dan speciaal voor kleine en middelgrote reisorganisaties, die niet aan de eisen van de SVR en ANVR kunnen voldoen. Dit garantiefonds is erkend door de overheid. In de loop van 2018 zal Stichting Tip Top Vakanties zich daarbij aansluiten als wij aan de eisen van dit fonds kunnen voldoen. Voor de deelnemers betekent dit € 15,00 extra per reis.

Overig.

Zomerfeest 2017.  In samenwerking met het restaurant Het Wapen van Diemen is een zomerfeest georganiseerd met als doel geld te werven voor Tip Top Vakanties. De opbrengst was bijna € 5000,--

Samenwerkingspartners: zij zijn belangrijk voor de stichting Tip Top Vakanties om deelnemers te bereiken, de naamsbekendheid te vergroten en fondsen te werven voor een aantal vakanties. Zie hieronder.

Comité van Aanbeveling. Het comité heeft een belangrijke waarde voor Tip Top Vakanties als een blijk van waardering en een signaal  dat Tip Top Vakanties een serieuze organisatie is.  Dankzij de netwerken van de leden van dit comité worden andere instellingen, instanties en particulieren  gewezen op het bestaan van Tip Top Vakanties. Het Comité van  Aanbeveling bestaat uit: Harry Slinger – zanger, tekstschrijver en componist; Erik Boog – burgemeester van Diemen; Henny Jacobse – in zijn werkzame leven actief in veel organisaties voor mensen met een handicap; Pedro van Raamsdonk – tot 1990  tienmaal bokskampioen van Nederland.

Tip Top Vakanties scholingsdagen.  Het bestuur organiseert een aantal malen per jaar scholing- of informatiedagen voor onze vrijwilligers. De eerste dag in 2017 was tevens de presentatie van de nieuwe stichting aan de vrijwilligers, die vanuit Prisma zijn meegegaan naar de nieuwe stichting. Op die dag is ook gesproken over de toekomst van de stichting en het verwachtingspatroon van de vrijwilligers. 

Vrijwilligersdag. Om de teamgeest te versterken werd er een speciale dag georganiseerd door het bestuur voor vrijwilligers die actief zijn in diverse werkgroepen.

Samenwerkingspartners van Tip Top Vakanties.

Ronnie Tober Foundation i.v.m. de sponsoring/aanbieden van de muziekweek, verblijf hotel en een activiteit. 

DEVO'58, voetbalvereniging die een maatschappelijk partner van Tip Top Vakanties is geworden. De kantine kan Tip Top Vakanties  gebruiken voor het vertrek en aankomst van de vakantieweken. Op het terrein van DEVO staat een opslagcontainer van Tip Top Vakanties.

Speeltuin TOZ is de accommodatie die tegen kostprijs ruimten aanbieden voor bijvoorbeeld de jaarlijkse Open dag van Tip Top Vakanties.

Brownies en Downies in Alkmaar is voor verspreiding van Flyers en ander materiaal van tip Top Vakanties.

De Kosterij in de Middenbeemster biedt de mogelijkheid voor verspreiding van flyers van Tip Top Vakanties.

Het bestuur en medewerker van manege De Blijde Ruiters (gespecialiseerd in paardrijden voor mensen met een handicap) in Zaandam geeft in haar kantine de mogelijkheid om dmv de flyers de vakantieweken bekend te maken.


Stichting Only Friends geeft de mogelijkheid om  Flyers neer te leggen en op aanvraag van Tip Top Vakanties een artikel in hun ledenblad te plaatsen (oplage 300 stuks). Bestuur Buurthuis De Geus in Hilversum biedt ruimten aan voor de flyers binnen hun mogelijkheden van borden, reclamerekken en website.

Sponsors.

Stichting Pier de Boer 

Stichting Deo Gratias

________________________________________________________________

Het Bestuur van de Stichting Tip Top Vakanties is opnieuw zeer erkentelijk voor de inzet van zoveel vrijwilligers die de in het Jaarverslag genoemde activiteiten mogelijk hebben gemaakt.

Onder hartelijke dankzegging aan Rikus Visser en Peter van Duren voor de totstandkoming van dit verslag, 

namens het Bestuur van de Stichting Tip Top Vakanties,

Gertjan Kerkhof, secretaris.

Ouder-Amstel, 2018-04-05